Domein Secretaresse Samenleving

Als domeinsecretaresse bij het Domein Samenleving ondersteun je afdelingshoofden en teammanagers met een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je werkt in een dynamische omgeving, beheert agenda’s, organiseert overleggen, notuleert, bewaakt acties en termijnen en verwerkt bestuurlijke stukken. Samen met collega’s zorg je voor continuïteit en een soepel lopend secretariaat.

• Beheren en prioriteren van agenda’s en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers
• Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten
• Opstellen en verspreiden van agenda’s, uitnodigingen en vergaderstukken
• Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen
• Procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen, waaronder het verwerken en plaatsen van stukken in iBabs
• Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken
• Ondersteunen bij de afhandeling en coördinatie van klachten
• Ondersteunen bij administratieve processen, waaronder facturen en financiële verplichtingen
• Organiseren en praktisch ondersteunen van bijeenkomsten
• Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken of uitzetten van reguliere en spoedeisende verzoeken
• Onderhouden van contacten met collega’s, leidinggevenden en externe partijen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar
• Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij gelijktijdig meerdere leidinggevenden werden ondersteund
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving
• Aantoonbare werkervaring met administratieve en/of bestuurlijke procesbewaking en daarbij gebruikte digitale systemen, waaronder iBabs en/of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad van het secretariaat, waarbij kandidaat zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken prioriteerde, uitzette en de opvolging bewaakte
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

Gemeente Zoetermeer is een organisatie waar medewerkers samen werken aan het mooier en beter maken van de stad. Binnen het Domein Samenleving wordt dagelijks gewerkt aan maatschappelijke opgaven die direct van betekenis zijn voor de inwoners. De organisatie kenmerkt zich door een open, flexibele en lerende cultuur, gericht op samenwerking, innovatie en het benutten van kansen voor de stad en haar bewoners.

Professional Partners is erop ingericht om echte aandacht te hebben voor mensen, want dat is uiteindelijk waar het om gaat.

Daarnaast onze belangrijkste arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Een goed salaris, zoals afgesproken in de CAO, op basis van jouw kennis en ervaring;
• Eindejaarsuitkering;
• Leaseauto, ov-abonnement of een reiskostenvergoeding;
• Goede pensioenregeling, voor als het opeens later is;
• 5 weken vakantie en 8,33% vakantiegeld;
• De keuze tussen een tijdelijk of vast contract;
• Mogelijkheid om gebruik te maken van een coach of psycholoog;
• Onbeperkte toegang tot trainingen en e-learnings van onze Academy.

Samen werken we aan een steeds beter Nederland. Bij Professional Partners vinden we het belangrijk dat je een opdracht hebt, die aansluit bij wat er op dat moment het beste bij jou past. Daarom blijven we ook tijdens de opdracht goed met elkaar in gesprek. Zo kunnen we meedenken als de opdracht niet meer helemaal is wat je zoekt, maar kun je ook terecht bij de vakgroep als je inhoudelijke vragen hebt. Wil jij je blijven ontwikkelen? Wij hebben een ruim aanbod aan trainingen en e-learnings in onze Academy. Zo maken we er samen werk van.