Administratieve ondersteuner

Als administratieve ondersteuner bij Gemeente De Bilt ben je een onmisbare schakel in het team. Je verwerkt meldingen van inwoners, ondersteunt bij administratieve en organisatorische taken, verzorgt de administratie rondom begraafplaatsen en denkt mee over procesverbeteringen. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail. Je draagt bij aan een efficiënte afhandeling van meldingen en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende werkzaamheden binnen de organisatie.

• Beoordelen, sorteren en registreren van meldingen in het zaaksysteem
• Uitzetten van meldingen bij de juiste beheerder of afdeling
• Bewaken van voortgang en overzicht houden over afhandeling
• Verwerken van terugkoppelingen en administratief afmelden
• Archiveren van meldingen volgens richtlijnen
• Plannen en coördineren van afspraken en overleggen
• Opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
• Bewaken van deadlines en opvolging van acties
• Notuleren en uitwerken van verslagen
• Verwerken en archiveren van documenten en correspondentie
• Bijhouden en actualiseren van begraafplaatsregistraties
• Verwerken van aanvragen en mutaties voor begraafplaatsen
• Archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving
• Ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen
• Ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden
• Opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten
• Signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen
• Ondersteunen bij bewonerscommunicatie

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving
• Aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in administratieve, technische of civieltechnische richting
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving
• Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of vergelijkbare wettelijke/gemeentelijke administratie
• Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft Office
• Aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties
• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
• Politiek-bestuurlijk sensitief
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift

Gemeente De Bilt bestaat uit zes dorpen en werkt samen met inwoners, organisaties en bedrijven aan een leefbare, groene en ondernemende gemeente. Met circa 250 medewerkers wordt dagelijks gewerkt aan het verbeteren van de leefomgeving voor ruim 42.000 inwoners. De organisatie kenmerkt zich door samenwerking, innovatie en het slim verbinden van mensen, middelen en technieken binnen en buiten de organisatie.

Professional Partners is erop ingericht om echte aandacht te hebben voor mensen, want dat is uiteindelijk waar het om gaat.

Daarnaast onze belangrijkste arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Een goed salaris, zoals afgesproken in de CAO, op basis van jouw kennis en ervaring;
• Eindejaarsuitkering;
• Leaseauto, ov-abonnement of een reiskostenvergoeding;
• Goede pensioenregeling, voor als het opeens later is;
• 5 weken vakantie en 8,33% vakantiegeld;
• De keuze tussen een tijdelijk of vast contract;
• Mogelijkheid om gebruik te maken van een coach of psycholoog;
• Onbeperkte toegang tot trainingen en e-learnings van onze Academy.

Samen werken we aan een steeds beter Nederland. Bij Professional Partners vinden we het belangrijk dat je een opdracht hebt, die aansluit bij wat er op dat moment het beste bij jou past. Daarom blijven we ook tijdens de opdracht goed met elkaar in gesprek. Zo kunnen we meedenken als de opdracht niet meer helemaal is wat je zoekt, maar kun je ook terecht bij de vakgroep als je inhoudelijke vragen hebt. Wil jij je blijven ontwikkelen? Wij hebben een ruim aanbod aan trainingen en e-learnings in onze Academy. Zo maken we er samen werk van.