Directie assistent

Als directie-assistent bij Gemeente Best ondersteun je tijdelijk drie strategisch managers. Je beheert hun agenda’s, organiseert overleggen, bewaakt acties en zorgt voor een optimale informatievoorziening. Je bent proactief, denkt mee over procesverbeteringen en bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers. Je werkt nauw samen met het strategisch team en zorgt voor rust en overzicht in een dynamische omgeving.

• Beheren en coördineren van de agenda’s van drie strategisch managers, signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen.
• Verbinden van agenda’s en leggen van verbanden tussen afspraken en prioriteiten.
• Zelfstandig maken van afwegingen en keuzes in de planning binnen afgesproken kaders.
• Plannen van overleggen en bewaken van samenhang en voortgang.
• Zorgen voor een goed ingerichte Teams-omgeving en archiveren van belangrijke documenten.
• Bewaken van acties en proactief opvolgen of ondersteunen bij opvolging.
• Snel schakelen met interne en externe stakeholders.
• Meedenken over optimaliseren van werkprocessen rondom agendabeheer en samenwerking.
• Mailboxbeheer: filteren, prioriteren en beantwoorden van mails uit naam van het strategisch team.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, met oog voor vertrouwelijkheid en gevoelige dossiers.
• Verzorgen van correspondentie, rapportages, presentaties en managementinformatie.
• Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, inclusief ontvangst van externe gasten en beschikbaar stellen van stukken.
• Signaleren wanneer zaken langs elkaar heen lopen en dit tijdig aankaarten.

• Hbo werk- en denkniveau
• Ervaring als assistent in een complexe omgeving op directieniveau
• Organisatiesensitief
• Sterk in plannen, organiseren en prioriteren
• Uitstekende communicatieve vaardigheden
• In staat om keuzes te maken en stevig te staan
• In staat om zorgvuldig om te gaan met tijd van het strategisch team
• In staat om nee te verkopen en te onderhandelen met externen
• Schakelt makkelijk, denkt vooruit en houdt overzicht
• Stressbestendig en flexibel
• Nauwkeurig, proactief en dienstverlenend
• Integer en discreet met gevoelige informatie
• Veel op kantoor aanwezig, goed bereikbaar en in staat om aan te voelen wat er speelt

Gemeente Best is een organisatie met circa 330 medewerkers die zich inzet voor een prettige leefomgeving voor haar inwoners. De organisatie bestaat uit drie domeinen, elk aangestuurd door een strategisch manager. Gemeente Best kenmerkt zich door een dynamische werkomgeving waarin samenwerking en het goed organiseren van processen centraal staan.

Professional Partners is erop ingericht om echte aandacht te hebben voor mensen, want dat is uiteindelijk waar het om gaat.

Daarnaast onze belangrijkste arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Een goed salaris, zoals afgesproken in de CAO, op basis van jouw kennis en ervaring;
• Eindejaarsuitkering;
• Leaseauto, ov-abonnement of een reiskostenvergoeding;
• Goede pensioenregeling, voor als het opeens later is;
• 5 weken vakantie en 8,33% vakantiegeld;
• De keuze tussen een tijdelijk of vast contract;
• Mogelijkheid om gebruik te maken van een coach of psycholoog;
• Onbeperkte toegang tot trainingen en e-learnings van onze Academy.

Samen werken we aan een steeds beter Nederland. Bij Professional Partners vinden we het belangrijk dat je een opdracht hebt, die aansluit bij wat er op dat moment het beste bij jou past. Daarom blijven we ook tijdens de opdracht goed met elkaar in gesprek. Zo kunnen we meedenken als de opdracht niet meer helemaal is wat je zoekt, maar kun je ook terecht bij de vakgroep als je inhoudelijke vragen hebt. Wil jij je blijven ontwikkelen? Wij hebben een ruim aanbod aan trainingen en e-learnings in onze Academy. Zo maken we er samen werk van.