Bestuurssecretaresse

Als bestuurssecretaresse bij Gemeente Katwijk ondersteun je één of meerdere bestuurders en fungeer je als spil tussen bestuur, organisatie en externe relaties. Je zorgt voor rust, structuur en overzicht, beheert complexe agenda’s, coördineert de stukkenstroom en organiseert bijeenkomsten. Je bent het eerste aanspreekpunt, ondersteunt bij evenementen en bent verantwoordelijk voor het volledige proces rondom Koninklijke Onderscheidingen. Samenwerking en onderlinge vervanging zijn essentieel binnen het secretariaat.

• Complex agendabeheer en prioritering van afspraken
• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom
• Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen
• Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen
• Adviseren van aanvragers over lintjes
• Toetsen van voordrachten op volledigheid en inhoud
• Opstellen van dossiers voor burgemeester en Kanselarij
• Organiseren en coördineren van Lintjesregen en uitreikingen
• Onderhouden van contact met voorstellers, ondersteuners en Kanselarij

• Minimaal een afgeronde secretaresse opleiding
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistente
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365
• Flexibiliteit
• Zelfstandigheid
• Klantgerichtheid
• Schriftelijke communicatie
• Plannen en organiseren

Gemeente Katwijk werkt dagelijks aan een leefbare, veilige en toekomstgerichte omgeving voor inwoners en ondernemers. Met circa 650 medewerkers en een platte structuur zet de organisatie sterk in op persoonlijk leiderschap, verantwoordelijkheid en flexibiliteit. De gemeente heeft grote ambities, zoals woningbouwontwikkeling, het versterken van de openbare ruimte en het verbeteren van digitale dienstverlening. Samenwerking en vakmanschap staan centraal.

Professional Partners is erop ingericht om echte aandacht te hebben voor mensen, want dat is uiteindelijk waar het om gaat.

Daarnaast onze belangrijkste arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Een goed salaris, zoals afgesproken in de CAO, op basis van jouw kennis en ervaring;
• Eindejaarsuitkering;
• Leaseauto, ov-abonnement of een reiskostenvergoeding;
• Goede pensioenregeling, voor als het opeens later is;
• 5 weken vakantie en 8,33% vakantiegeld;
• De keuze tussen een tijdelijk of vast contract;
• Mogelijkheid om gebruik te maken van een coach of psycholoog;
• Onbeperkte toegang tot trainingen en e-learnings van onze Academy.

Samen werken we aan een steeds beter Nederland. Bij Professional Partners vinden we het belangrijk dat je een opdracht hebt, die aansluit bij wat er op dat moment het beste bij jou past. Daarom blijven we ook tijdens de opdracht goed met elkaar in gesprek. Zo kunnen we meedenken als de opdracht niet meer helemaal is wat je zoekt, maar kun je ook terecht bij de vakgroep als je inhoudelijke vragen hebt. Wil jij je blijven ontwikkelen? Wij hebben een ruim aanbod aan trainingen en e-learnings in onze Academy. Zo maken we er samen werk van.