Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner

Als tijdelijke afdelings- en managementondersteuner bij Gemeente Hilvarenbeek ondersteun je de afdeling Samenleving, inclusief het afdelingshoofd en teamleiders. Je werkt samen in een team van ondersteuners en bent verantwoordelijk voor uiteenlopende administratieve, secretariële en organisatorische taken. Je bent het eerste aanspreekpunt voor applicaties, verzorgt correspondentie, ondersteunt bij subsidieprocessen en draagt bij aan de kwaliteit van de interne processen. Je werkt in een dynamische omgeving waar samenwerken en klantgerichtheid centraal staan.

• Verzorgen en opstellen van beschikkingen voor partners in het maatschappelijk veld
• Overeenkomsten en beschikkingen laten ondertekenen en versturen
• Rugzakjes kunst- en cultuureducatie verwerken
• Eerste aanspreekpunt bij vragen over applicaties zoals Outlook en Onegov
• Secretariële en administratieve ondersteuning van medewerkers, afdelingshoofd en teamleiders
• Afspraken plannen en organiseren, intern en extern, en locatie regelen
• Facturen voorcoderen en verplichtingen aanmaken in Key2financiën
• Verzorgen van de projectenadministratie
• Verzorgen van agenda’s voor bestuurlijk overleg
• Aanmelden en wegwijs maken nieuwe collega’s en regelen van laptop en telefoon
• Representatieregeling uitvoeren (bloem, lunch, cadeau enz)
• Beleidsregels publiceren via Daadkracht
• Postverdeler Onegov
• Verzorgen van correspondentie en het maken van overzichten
• Administratief toetsen en afhandelen van subsidieaanvragen
• Zorgdragen voor inhoudelijke en financiële overzichten voor het subsidieprogramma en ondersteunen van de subsidiecoördinator
• Schema’s maken en stukken leveren voor de accountantscontrole
• Plannen van trainingen, cursussen, bijeenkomsten en (personeels)gesprekken
• Assisteren en ondersteunen bij het verzamelen van informatie, samenstellen van dossiers, maken van overzichten en voorstellen voor kwaliteitsverbetering

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding, bij voorkeur secretarieel
• Aantoonbaar MBO+ werk- en denkniveau
• Minimaal 2 jaar recente werkervaring als management-, directie-, bestuurs- of afdelingsondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Digitale vaardigheden
• Competenties: planmatig werken, eigenaarschap, klantgerichtheid, samenwerken, flexibiliteit
• Beschikken over een geldige VOG met screeningsprofielen 11, 12, 13 en 41

Gemeente Hilvarenbeek bestaat uit zes dorpskernen met 15.000 inwoners en werkt samen met dorpscoöperaties, ondernemers, inwoners, overheidsinstanties en vrijwilligers. De organisatie kent drie afdelingen: Samenleving, Ruimte en Dienstverlening, met ongeveer 130 medewerkers. Hilvarenbeek staat voor kwaliteit, leefbaarheid en samenwerking, en hecht veel waarde aan goede dienstverlening en bereikbaarheid voor inwoners en ondernemers.

Professional Partners is erop ingericht om echte aandacht te hebben voor mensen, want dat is uiteindelijk waar het om gaat.

Daarnaast onze belangrijkste arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Een goed salaris, zoals afgesproken in de CAO, op basis van jouw kennis en ervaring;
• Eindejaarsuitkering;
• Leaseauto, ov-abonnement of een reiskostenvergoeding;
• Goede pensioenregeling, voor als het opeens later is;
• 5 weken vakantie en 8,33% vakantiegeld;
• De keuze tussen een tijdelijk of vast contract;
• Mogelijkheid om gebruik te maken van een coach of psycholoog;
• Onbeperkte toegang tot trainingen en e-learnings van onze Academy.

Samen werken we aan een steeds beter Nederland. Bij Professional Partners vinden we het belangrijk dat je een opdracht hebt, die aansluit bij wat er op dat moment het beste bij jou past. Daarom blijven we ook tijdens de opdracht goed met elkaar in gesprek. Zo kunnen we meedenken als de opdracht niet meer helemaal is wat je zoekt, maar kun je ook terecht bij de vakgroep als je inhoudelijke vragen hebt. Wil jij je blijven ontwikkelen? Wij hebben een ruim aanbod aan trainingen en e-learnings in onze Academy. Zo maken we er samen werk van.